La gestión de contenidos es un ‘must’ para la mejora de los procesos de negocio

Trabajar en red es uno de los mayores progresos que ha tenido lugar en el entorno laboral por las posibilidades que representa gestionar, compartir y controlar la información empresarial. Sin embargo, compartir los datos con clientes, empleados y proveedores en un entorno seguro no resulta una tarea fácil dado que tradicionalmente se encuentran en diferentes repositorios, y pueden generar inconvenientes como las duplicaciones o pérdida de documentación. Este problema se agrava aún más cuando se trata de información no estructurada.
En este contexto, es crucial contar con estrategias y herramientas ECM (Enterprise Content Management) que ayudan a gestionar el ciclo de vida de un documento dentro de la organización, evitando complicaciones como tomar una decisión incorrecta al estar basada en información errónea.
Precisamente este ha sido uno de los motivos que ha inducido al Ayuntamiento de Terrasa a unificar la gestión documental del archivo físico y los activos digitales con tecnología de Oracle. Aunque de acuerdo con Teresa Cardellach i Giménez, responsable del Archivo Municipal del consistorio catalán, tenían también otros retos, -ahora cubiertos-:
– Asegurar el control, la integridad, el acceso, la conservación y la confidencialidad de toda la producción documental municipal y evitar la pérdida y el acceso a personas no autorizadas.
– Integrar el gestor documental a todas las instancias corporativas y al BPM, con el fin de controlar cualquier documento desde su creación, hasta su conservación o eliminación definitiva.
– Homogenizar los criterios de clasificación, ordenación y descripción de los documentos y expedientes administrativos, con el fin de asegurar una recuperación rápida y eficaz de la información desde cualquier punto o servicio del Ayuntamiento.
– Disminuir los costes de gestión y almacenamiento de la documentación, reduciendo el volumen total y asegurando la eliminación periódica de los documentos según la normativa vigente y la conservación de los documentos de archivo.
– Cumplir con los requisitos normativos y legales en gestión documental y de archivo.
“Con Oracle ECM Suite podemos llevar a cabo una gestión integral y eficiente de toda la información creada por la corporación, con lo que se está consiguiendo una homogeneización en el tratamiento de la documentación y de la información”,-señala Teresa Cardellach i Giménez-, “además, permite acceder, compartir y gestionar la documentación de forma segura e integral, y definir los modelos de datos para el futuro de la interoperabilidad”.
VALOR DE NEGOCIO
Con la llegada de la crisis económica a todos los mercados, gran parte de las empresas de todo el mundo se han visto obligadas a redefinir sus estrategias y modelos de negocio en busca de una mayor eficiencia en costes, productividad y rentabilidad. En esta transformación, la innovación ha jugado un papel clave desde la perspectiva de la modernización de las infraestructuras tecnológicas, incluyendo las estructuras documentales, que es donde reside el conocimiento de una organización. Conscientes de la importancia de esta renovación, la empresa de servicios TIC NexTReT – Business IT Solutions, ha decidido utilizar Oracle Universal Content Management (UCM) con la que ha desarrollado una plataforma web que permite realizar una completa gestión de cualquier tipo de contenidos tanto propios como aportados por sus usuarios. “Con este paso, ahora podemos ofrecer información de manera rápida, impactante y atractiva para contribuir a la diferenciación de nuestro portal, y gestionar las campañas y promociones web de forma autónoma y eficiente”,explica Montse Soler Alemany, del departamento de Marketing. “El portal web es más persuasivo e impactante y ha llevado a la empresa a triplicar el porcentaje de reservas y de ventas directas por Internet”, añade.
CUMPLIMIENTO NORMATIVO
Otro de los retos al que las empresas tienen que hacer frente hoy en día es la obligación de cumplir con las nuevas normativas y regulaciones en materia de confidencialidad de los datos, contabilidad, factura electrónica y firma digital, entre otros. Unas leyes que afectan tanto a los documentos físicos como a los que están en formato digital, por lo que disponer de toda la información corporativa en modo electrónico así como de un gestor documental facilita y unifica el cumplimiento de las nuevas legislaciones.
En este escenario, Jazztel, con objeto de conseguir el estándar para la seguridad de la información ISO/IEC 27001, ha tenido que cumplir con uno de sus requisitos en cuanto a la protección de los datos, implantando un sistema de gestión de contenidos, en concreto Oracle UCM. “Actualmente contamos con Oracle en otros proyectos de la empresa, proyectos que nos han dado muy buenos resultados, por eso decidimos volver a confiar en Oracle para satisfacer los requisitos necesarios para establecer, implantar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI), contemplado en la norma ISO 27001”,comenta Raúl Rodríguez, gerente de Seguridad Tecnológica de Jazztel. “Además, estamos obteniendo como ventajas tener un mejor control de accesos a los diferentes documentos de la empresa, una mayor organización, y una gestión más eficiente de los recursos ya que podemos ver rápidamente documentos obsoletos y eliminarlos”, apunta.
RESPETO MEDIOAMBIENTAL
El compromiso de establecer una política de respeto medioambiental mediante la eliminación del papel, es un deber que poco a poco va calando en mayor medida entre las organizaciones, tanto públicas como privadas. Este factor de ahorro ha sido determinante en la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM), que ante el volumen de 70.000 solicitudes de patentes al año para gestionar, ha determinado utilizar tecnología de Oracle para modernizar e innovar en las búsquedas avanzadas de patentes y marcas. “Teníamos un sistema documental propietario para gestionar las transacciones de solicitud de patentes, pero nos estábamos quedando sin capacidad. Por ello, estudiamos los requisitos funcionales y encontramos que Oracle UCM respondía a nuestras necesidades en términos de funcionalidad y capacidad”,especifica Carlos Turmo, director de la división TI de la OEPM. “Ahora, hemos eliminado el papel de manera completa y los documentos externos están almacenados en la plataforma ECM. Esto nos permite tener millones de documentos guardados y disponibles para consulta y uso para otras aplicaciones y personas de la organización”, concluye.