“El valor real de Prime radica en que une los mundos de la gestión y la tecnología”

¿Cómo encaja la nueva propuesta Prime en el portfolio BPM de Software AG?
En primer lugar, me gustaría destacar que a día de hoy la mayoría de las compañías relevantes entienden la importancia de optimizar sus procesos de negocio, especialmente en una economía que probablemente no crecerá en los próximos años porque nos encontramos en un difícil periodo macroeconómico y las empresas comprenden que necesitan mejorar sus procesos internos para ser más ágiles y más efectivo. La cuestión radica en cómo lograr ese objetivo.
Nosotros creemos que Software AG tiene una proposición de valor muy potente porque contamos con más de 2.500 procesos pre-definidos (blueprint) y KPI de multitud de industrias; de modo que cuando hablamos de mejorar procesos hablamos de nuestra experiencia en los proyectos desarrollados con nuestros clientes, de cómo han conseguido optimizar su cadena de aprovisionamiento, de cómo han mejorado sus procesos de gestión de las relaciones con los clientes u otro tipo de procesos, etc. Hay multitud de ejemplos de clientes que realmente quieren mejorar y recortar costes, reduciendo por ejemplo el número de personas en el centro de contacto o logrando mejorar los servicios de atención al cliente manteniendo el mismo número de personas de cara a diferenciarse de sus competidores. Nuestros 2.500 procesos son agnósticos desde un punto de vista tecnológico. En Software AG hablamos con los clientes sobre procesos y no sobre la tecnología que utilizan para, en un primer estadio, automatizar esos procesos. Escuchamos lo que nos cuentan nuestros clientes. Muchos de ellos utilizan SAP y tenemos también aceleradores para acelerar la implementación de SAP con esos procesos como base. Ese el motivo por el que hemos elegido Sapphire para este lanzamiento.
Pero, desde luego, tenemos también clientes que en algunos entornos utilizan SAP y en otros aplicaciones mainframe, soluciones Oracle, soluciones Microsoft o ambas, y a los que les ofrecemos para optimizar sus procesos la tecnología webMethods porque webMethods es realmente capaz de hablar con diferentes sistemas y de integrar sistemas distintos en una única solución de principio a fin. Todos estos modelos de procesos se basan en ARIS, que es claramente la herramienta número uno para el modelado de procesos y se está convirtiendo también en la número uno para la gestión del contenido de los procesos.
Estos 2.500 procesos comparten un repositorio de contenidos pre-definidos. Esto es un valor absolutamente diferenciador porque las compañías que comercializan soluciones ERP se focalizan en estas soluciones, las compañías que venden tecnología se centran sólo en la tecnología y nosotros nos centramos en ambos componentes, la tecnología y el contenido, y el contenido es independiente de la plataforma tecnológica.
Esto significa que tenemos una propuesta de valor muy completa para los clientes que buscan a alguien que les ayude a redefinir e implementar de forma realmente automática sus procesos. Prime es una metodología. No existe una metodología BPM estandarizada en el mercado. Tenemos estándares en gestión de proyectos o para la puesta en producción de un Centro de Datos, pero no existe ninguna metodología estándar potente para la mejora y la automatización de los procesos.
Lo que hemos hecho ha sido tomar las metodologías existentes, es decir, que no hemos reinventado una metodología sino que hemos tomado metodologías como Lean o CME y hemos incorporado además nuestra propia experiencia en, por ejemplo, el establecimiento del gobierno de los procesos, en cómo asegurar la comunicación entre las áreas de gestión y TI cuando se discute cómo debe ser un determinado proceso, cómo asegurar que las áreas de gestión y TI se reúnen periódicamente para evaluar el progreso del proyecto. Todos estos son importantes factores de éxito que están documentados en Prime, de modo que pueden servir de ayuda para todos los clientes: cómo establecer un centro de excelencia de procesos, quién debe formar parte de ese centro, cómo asegurarse de que los representantes de diferentes áreas del negocio trabajan conjuntamente, qué hacemos en situaciones de conflicto… todos estos factores son fundamentales a la hora de mejorar procesos y son independientes de la tecnología. El valor real de Prime radica en que une los mundos de la gestión y la tecnología. Prime es como un libro de cocina para lograr el éxito en la optimización de los procesos. Hemos visto que muchas compañías no han logrado hasta el momento ser realmente eficientes en los proyectos de mejora de sus procesos y quieren saber cómo hacerlo. No basta con contar con algunos consultores de negocio, no es suficiente con disponer de una herramienta software, no es bastante con tener un ERP. Es mucho más que eso. Se trata en primer lugar de medir los procesos actuales y de identificar dónde están las ineficiencias. Sí. Prime se basa en ARIS. Generamos en la plataforma todos los informes de estatus de proyecto y todos los documentos de gestión que deben mantenerse. Uno de los grandes retos en TI es la comunicación entre negocio y TI. Resulta muy difícil explicar la tecnología a los gestores y se aprecia la misma dificultad cuando el negocio quiere explicar a TI lo que realmente quiere. Con ARIS hemos hecho un gran progreso al respecto porque en ARIS la gente de negocio tiene la capacidad de expresar fácilmente los modelos, pueden introducir comentarios, incluir sus requerimientos, solicitar cambios… pero cuando estos modelos de alto nivel son automáticamente traducidos en artefactos por TI y TI trabaja en ellos y necesita información específica de si se trata, por ejemplo, una implementación SAP o es una implementación webMethods sobre SAP y Oracle, con ARIS no perdemos información en el flujo de comunicación entre negocio y TI. Esto es algo en lo que hemos invertido 10 años de desarrollo y casi 200 personas trabajando año tras año en la plataforma. Ha exigido mucha investigación, mucha colaboración con las universidades, el desarrollo de muchas experiencias en el mundo real, ha dado lugar a una forma realmente madura de ayudar a que negocio y TI hablen entre ellos. Contamos con 1.500 consultores en todo el mundo y actualmente tenemos más de 300 clientes trabajando en este tipo de proyecto. Los mercados clave son industria, especialmente la industria automovilística y también la industria química, que sufre una enorme presión en los precios y a la hora de encontrar recursos naturales, obligándoles a mirar cada céntimo y a optimizar al máximo los procesos. También las farmacéuticas, que afrontan el imperativo de dar cumplimiento a una estricta regulación y trabajan en la trazabilidad y el control totales de su cadena de suministro. En las utilities, la regulación es igualmente un factor de presión tanto en Europa como en Norteamérica. En la industria financiera, banca y aseguradoras, donde existe también mucha regulación y hablamos de un imperativo que no sólo hay que cumplir sino que hay que hacerlo además rápidamente. También el sector público con todas las iniciativas de Administración Electrónica y con la presión adicional en los gobiernos para que ahorren dinero dado el actual clima económico. Aquí hay dos respuestas. Hay ocasiones en las que existe una obligación legal que hay que cumplir y no existe otra opción si quieres mantenerte en el mercado. En segundo lugar, con los proyectos que incrementan la eficiencia es posible reducir al mismo tiempo los costes. En 2008 y 2009 también existía una situación de crisis importante, pero las empresas continuaron comprando nuestros productos y servicios.
Desde Software AG apreciamos una explosión en esta área a nivel mundial, tanto en Europa y Norteamérica, como en Latinoamérica y también Asia, que está actualmente saltando a la ola BPM. El mercado mantiene un crecimiento sostenido y en el último trimestre en Software AG hemos experimentado un crecimiento del 37% en el área BPE (Business Process Excellence). En primer lugar, las compañías quieren soportar procesos completos de principio a fin. Habitualmente están interesadas en implantar un módulo SAP después de otro y a la postre ven cómo hacer que estos módulos trabajen de forma conjunta. Con Industry Performance Ready facilitamos que desde un principio se piense en procesos y a partir de esos procesos determinar los componentes necesarios y cómo esos componentes deben trabajar juntos. Se trata de una gran ventaja con respecto al acercamiento de instalar primero los componentes para después pensar cómo integrarlos y hacerlos trabajar en conjunto.
Este es un valor diferenciador de Software AG, nosotros empezamos a trabajar con los procesos antes y no después de la implementación, una opción esta última que resulta mucho más costosa. Industry Performance Ready está disponible desde hace siete años en el mercado y con este lanzamiento hacemos un ‘bundle’ con la metodología y muchos más procesos, es decir, para nosotros es como el lanzamiento de Industry Performance Ready 2.0, que ahora es una propuesta mucho más madura. De media implica una reducción de alrededor del 10 y el 20% en los costes ya que permite una implementación más rápida. Y aunque la consultoría depende mucho de la duración del proyecto, podemos hablar como media de una mejora del 25% y eso es posible gracias a que trabajamos con entre un 20 y un 50% de procesos pre-definidos dependiendo de la industria y el cliente concretos. Formando parte de Prime, contamos con un servicio que denominados SAP Redocumentation y con un software que incluye agentes que se instalan en la organización que nos permite monitorizar durante un par de semanas los usuarios y los procesos reales en SAP. En ocasiones sucede que una empresa tiene implementado SAP pero los procesos van por su lado porque el ERP está funcionando desde hace años y las cosas han cambiado. Con este servicio, simplemente dejamos trabajar a la gente y vemos el flujo de datos de ida y vuelta para poder entender los verdaderos procesos. Y luego a partir de esos procesos automáticamente generados, presentamos al cliente cómo deberían ser los procesos para ser realmente eficaces. Es muy efectivo porque se habla de la situación real en la práctica. Sin lugar a dudas, porque cuando no conoces tus procesos, no puedes mejorarlos. Imaginemos que el CEO quiere mejorar la gestión de los clientes en un 25%, cuatro semanas es inaceptable y hay que hacerlo en dos semanas; hay que conocer los procesos porque, de otro modo, todo el mundo está adivinando. Cuando realmente dispones de los datos, puedes identificar datos redundantes e ineficiencias. La mejora solamente es posible a partir de ese conocimiento. Nuestro CTO, Wolfram Jost, siempre dice que un proceso es mejor que ningún proceso, un buen proceso es mejor que un mal proceso, y cualquier buen proceso puede ser mejorado. Desde ese punto de vista, algunas empresas no conocen sus procesos y otras tienen buenos procesos pero pueden mejorarlos; eso es lo que hemos aprendido: cualquier organización puede mejorar sus procesos.