En la actualidad, el funcionamiento del SEM se centra en recibir las incidencias a través del teléfono de emergencias único 112. Además, la compañía también ofrece información sanitaria telefónica y consejos de salud mediante la línea 061, correspondiente al servicio Sanidad Responde. Este servicio urgente y descentralizado generaba ciertos problemas administrativos a la hora de contabilizar los trabajos realizados. Tras un análisis previo, SEM creyó oportuno centralizar la gestión de la información a nivel financiero y de gestión de gastos, tras la obsolescencia del uso de diferentes soluciones informáticas que soportaban todo el backoffice. La misión consistía en conseguir un sistema que ayudara a la compañía a facturar más rápido, evitar dejar sin facturar algún servicio y conseguir una mejor visión del gasto.
Optimización de la gestión y los costes
Para las necesidades que presentaba SEM, era imprescindible la optimización de la gestión y los costes mediante la integración y racionalización de los procesos. Los objetivos se centraban en la productividad de los costes, la mejora del acceso a la información, administrar electrónicamente todos los documentos y corresponsabilizar la gestión de recursos. La solución aplicada debía estar principalmente dedicada a la gestión económico financiera y ésta debería permitir acortar distancias entre los miembros de la empresa, dispersos por todo el territorio catalán, reducir el gasto en papel y trámites innecesarios que ralentizaban el proceso y suponían costes a nivel capital y humano. Un equipo de CSC asumió el reto y realizó una selección previa de la solución ERP más conveniente.
Para ello se valoraron aspectos como la protección de la inversión, el soporte y la evolución del producto, así como aspectos económicos, entre otros. El citado proyecto tuvo un acompañamiento de consultoría permanente durante todas las fases, desde el momento de la selección del producto hasta el cierre del proyecto de implantación. Finalmente y tras varios meses de pruebas e investigaciones se consiguió aplicar la solución SAP y se realizó un acompañamiento detallado durante el proyecto para corregir desviaciones de la novedosa solución Procurement for Public Sector (PPS). La implantación fue satisfactoria, como relata Roger Abad, director económico y financiero de SEM: “se trataba de una apuesta por la innovación propuesta desde nuestra necesidad y el reto ha encajado muy bien. CSC se ha sabido adaptar a nuestras necesidades, especialmente en el proceso clave de facturación, entendiendo muy bien los requerimientos funcionales”. Tras la puesta en marcha el pasado mes de mayo del nuevo sistema, SEM ya ha empezado a experimentar un aumento en la operatividad y disponibilidad de la información integrada. “La agilización del proceso de facturación ha conseguido reducir de 65 días a tan sólo 45 la capacidad de cobro, gracias al sistema de gestión electrónica TPS en SAP. Al mismo tiempo, el nuevo servicio genera un aumento en la calidad de los datos para facturar. Como consecuencia de ello, el porcentaje de abonos ha descendido del 10 al 7,5% en este periodo”, señala el director financiero, quien asegura que la eficiencia alcanzada les permitirá “facturar un millón de euros más al año, amortizando parte de la inversión realizada”.
