En septiembre de 2009, CNP Assurances y Barclays Bank PLC sellaron un acuerdo a largo plazo para desarrollar juntos el negocio de los seguros de vida del banco en el Sur de Europa (España, Portugal e Italia) dando como resultado CNP Barclays Vida y Pensiones.
Una de las dificultades que encontraba CNP-BVP era la identificación y control de qué pólizas se encontraban debidamente cumplimentadas y firmadas y de cuáles no lo estaban. Para poder cumplir con sus estándares de calidad y con los procesos regulatorios, CNP-BVP se planteó la necesidad de automatizar la gestión de pólizas y documentación asociada.
“El objetivo era que se redujeran los tiempos de procesamiento, se mejorase la calidad de la información y se pusiesen a disposición de los usuarios herramientas que facilitasen el control y la comunicación de las pólizas subsanables”, señalan fuentes de CNP-BVP. El riesgo regulatorio de tener pólizas no cumplimentadas debidamente y la adecuada gestión de estas con las oficinas eran las principales preocupaciones de CNP-BVP.
A esta situación, había que añadir el hecho de que las tipologías de productos habían ido cambiando con el tiempo, e incluso se habían modificado formatos relativos a un mismo producto. Todo ello dificultaba las labores de clasificación y separación automática. “Por si fuera poco, los diferentes productos comercializados se gestionaban mediante tres sistemas de información diferentes por lo que era necesario realizar una integración con múltiples fuentes de información”. Se trabajaba con una estimación de crecimiento de unas 60.000 pólizas anuales, a las que era necesario añadir el volumen de pólizas históricas que debían ser tratadas.
La solución propuesta por Near Technologies a CNPBVP se basó en la automatización de la ingesta de información a través de un proceso de digitalización basado en tecnología Kofax.
Utilizando los módulos más avanzados de la herramienta, como Kofax Transformation Modules y gracias a las herramientas de mejora y optimización de imágenes VRS (Kofax Virtual Re-Scan), es posible realizar una mejora muy importante de la calidad, lo que facilita un mejor tratamiento posterior de los datos.
Según la empresa del grupo, “estas herramientas tan potentes permiten la identificación del producto y subproducto que se está digitalizando y, por lo tanto, pueden identificar información como el propio número de póliza, extraer la misma de forma automática y, de este modo, contrastar el dato con los diferentes sistemas de información”. Una vez realizada la identificación, el sistema permite, de forma automática, posicionarse en la zona de firmas para comprobar si están o no debidamente cumplimentadas. Aparte de la información de las pólizas, donde se comprueba la firma en los apartados Condiciones Generales, Condiciones Particulares y Condiciones Especiales, se tratan también Documentos de Adhesión, Solicitudes, Declaraciones de Salud y Firmas por Orden.
Una vez validada la documentación de forma automática o a través de una validación manual por los usuarios, tanto la información como el documento PDF resultante de la digitalización se exportan a un gestor documental SharePoint 2010. En este gestor documental se han implementado los procesos necesarios para identificar la situación de cada póliza o documento asociado, así como los procesos de envío a oficinas o a los propios clientes para la subsanación de la documentación no cumplimentada de forma correcta.
