Orbit Consulting Group, compañía desarrolladora de sistemas y soluciones TI, ha diseñado una solución para la Fundación José Ortega y Gasset-Gregorio Marañón que centraliza y automatiza todo el ciclo de vida de la gestión del flujo de aprobaciones de gastos así como su control presupuestario. Para ello se ha basado en Sage CRM, cuya flexibilidad le ha permitido convertirla en una herramienta de BPM totalmente personalizada.
La Fundación José Ortega y Gasset-Gregorio Marañón es una institución privada que se dedica a la difusión cultural, la formación, el debate y la investigación en el ámbito de las Ciencias Sociales y las Humanidades. Ofrece sus actividades en tres entornos diferenciados, la Fundación en sí, el Instituto Universitario y los Programas Internacionales. La gestión de todas las partidas que le dan forman es de una gran complejidad, en ella es crítico llevar un control riguroso de los gastos.
Con anterioridad a la intervención de Orbit Consulting Group, contaba con un sistema desarrollado a medida difícil de utilizar y poco flexible que no respondía a sus necesidades.
“Éramos muy dependientes del desarrollador. Queríamos una solución basada en tecnología estándar, suficientemente probada, que nos permitiera controlar el presupuesto del año y el flujo de los gastos, vinculando ambos conceptos e introduciendo un circuito de validaciones con jerarquías. También, era clave poder realizar consultas rápidas en el presupuesto sabiendo que siempre está actualizado. Nuestra intención era eliminar el papel en todo este flujo para realizar una gestión más eficaz”, indica David Saiz García, director del Departamento de Informática de la Fundación.
Cuadros de mando y gestión documental
Tras un análisis funcional de los procesos que intervienen en la gestión de los gastos y el control presupuestario, Orbit Consulting Group parametrizó y personalizó Sage CRM para convertirlo en una solución BPM con la que la institución gestiona sus gastos tanto fijos como variables, con un circuito de aprobaciones para cada caso.
En estos participan cuatro roles distintos: solicitante de gastos fijos (uno por cada ámbito: Fundación, Instituto Universitario y Programas Internacionales), solicitante de gastos variables (viajes), validador (dirección general) y administrador TI.
La solución permite gestionar las distintas fases de este circuito hasta su integración en el departamento de administración con el envío de la factura pertinente para cada gasto. A lo largo de él, pueden incorporarse cuanta documentación se necesite en un entorno de gestión documental.
Además, todos los usuarios tienen acceso a cuadros de mando con los que visualizar fácilmente el estado de cada una de las solicitudes iniciadas y en el caso del validador realizar, también, aprobaciones en bloque.
Control eficaz del presupuesto
Desde un interfaz muy intuitivo, la solución de Orbit permite a la fundación llevar un estricto, pero a la vez flexible, control del presupuesto. Para empezar este tiene que estar detallado en cualquier solicitud para poder iniciarse; y puede ser modificado o reasignado a otros gastos. Es posible añadir nuevas actividades, programas, subprogramas y/o partidas indicando si forman parte del presupuesto actual o de un nuevo presupuesto designado. “Ahora somos mucho más eficientes. Desde el principio, Orbit nos ha ayudado a diseñar los procesos para simplificarlos. Incluso hemos aprovechado para realizar una nueva restructuración de cuentas”, apunta David Saiz García, y “buena parte del éxito se basa en su metodología de ir poco a poco implantando módulo a módulo, hasta cerrar el proyecto. Así no te llevas sorpresas y todo funciona al final”.
