El Parc Salut Mar (PSMAR) es una gran organización que integra diversos servicios relacionados con la salud, la asistencia sanitaria, la docencia y la investigación en el litoral de Barcelona. El Hospital del Mar, uno de los centros sanitarios más reconocidos de España, es parte de este complejo en el que trabajan, estudian e investigan decenas de profesionales y donde se atienden las necesidades sanitarias de cientos de pacientes cada año. Con este volumen de personal y pacientes, la cantidad de datos personales y sanitarios que se gestionan diariamente es enorme, por lo que la organización necesitaba mejorar y flexibilizar su gestión. Para acometer esta actualización, PSMAR ha seleccionado la plataforma WebFOCUSde Information Builders, con quien ha trabajado codo con codo en las labores de implementación, generación de contenidos, servicios y cobertura de soporte.
Francesc Cots i Reguant, director de Control de Gestión, Consorci Mar Parc de Salut de Barcelona, Hospital del Mar, explica su evolución a partir de su sistema de información, “compuesto por una plataforma integrada desarrollada internamente por el departamento de informática propio sobre un repositorio de datos en caché. Este desarrollo se ha ido consolidando desde su inicio en 1984”. En 2001 se planteó la necesidad de incorporar la posibilidad de explotar la información de una forma regular. Hasta entonces, se trataba de exportaciones de bases de datos a demanda, que debían ser posteriormente tratadas por los departamentos correspondientes.
“La primera opción fue mantener el modelo de integración y desarrollo propio y se empezaron a desarrollar cuadros de mando en caché. Las dificultades por falta de flexibilidad y de prestaciones se hicieron evidentes y solamente la facilidad para comparar información al ser de la misma fuente y utilizar los mismos criterios, permitió llegar hasta 2010”, rememora. Pero, en 2010, la necesidad de información e indicadores que guiaran la gestión clínica y hospitalaria forzaron a incorporar la primera herramienta de Business Intelligent (Illuminate), que permitió sistematizar cuadros de mando básicos para la gestión que fueron dando indicadores continuos y homogéneos hasta 2015. En ese momento se vio que la tecnología empleada estaba quedando obsoleta y sobre la base de lo aprendido se buscó una solución de analítica de datos y reporting definitiva. La idea de este centro era incorporar una tecnología que se adaptara a su sistema de información y que por lo tanto pudiera trabajar con su base de datos caché. “Resultaba importante consolidar la capacidad de análisis que habíamos creado con Illuminate y poder mantener, si era preciso, la alimentación de cuadros de mando e indicadores concretos en Excel para facilitar la transición a un sistema más integrado”, especifica el directivo.
Se precisaba de una tecnología que permitiera el reporting vía web y a la vez que permitiera el envío sistemático de informes interactivos asincrónicos a determinados departamentos internos y externos. En definitiva, se necesitaba una gran plataforma de análisis de datos y de reporting que pudiera ofrecer todas las variantes actuales, prever las futuras y que garantizara poder evolucionar sin verse abocados a cambios en el medio plazo.
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Coste y beneficios del proyecto
El coste (cuyo importe no ha sido revelado) es el derivado de la contratación de las licencias de software requeridas para desplegar la plataforma WebFOCUS. En la actualidad, hay un equipo humano de siete personas en labores de generación de contenidos para dar servicio y cobertura a las diferentes necesidades que van surgiendo. Según comenta el experto, no se ha producido ningún rechazo cultural por parte del personal. “Hasta el momento el desarrollo no ha generado problemas ya que el entorno es mucho más amigable que las alternativas previas y muy ágil en el manejo. El diseño de envíos personalizados relacionados con alarmas a petición de los usuarios nos ha permitido satisfacer las necesidades de muchos usuarios, que han visto en WebFOCUS de Information Builders una herramienta de apoyo y no un sistema de control”. Entre los principales beneficios, este proyecto ha permitido gestionar la implantación de un nuevo modelo de DPO para 3.500 profesionales (que reciben información personalizada por correo electrónico de manera periódica sin tener que conectarse a la plataforma informacional online), sin necesidad de contar con más profesionales para su gestión; así como monitorizar el desarrollo del plan de empresa, que ha supuesto incrementar la actividad en un 15%, reducir las listas de espera de forma drástica y estabilizar los consumos de fungibles de alto coste.
En la actualidad hay un equipo humano de siete personas en labores de generación de contenidos para dar servicio y cobertura a las diferentes necesidades que van surgiendo
Los pacientes se han beneficiado al reducir en más de 150 días el tiempo medio de espera para una intervención quirúrgica (de 250 a 83 días) y todo ello en plena crisis económica con reducciones del coste unitario, que han llegado al 18%. Desde el punto de vista de Francesc Cots, el acompañamiento de Information Builders ha sido fundamental, ya que “nos han permitido ir avanzando a nuestro ritmo aportando su apoyo y conocimiento a medida que nosotros lo hemos necesitado. Ha sido una implantación y desarrollo en el que este fabricante no ha marcado los tiempos, sino que hemos sido nosotros los que hemos ido asumiendo los avances y pidiendo ayuda según nos era necesaria”. Se ha desarrollado conjuntamente un cuadro de mando de costes por paciente, muy amigable y que es el primero desarrollado en todo el país que maneja información asistencial y económica de manera integrada con un alto nivel de capacidad analítica.
De cara al futuro, este centro se plantea desarrollar dominios de datos para que un nivel intermedio de usuarios de negocio pueda analizar información de forma autónoma mediante el módulo analítico WebFOCUS InfoAssist y generar informes interactivos para enviar a terceros (PDF interactivo o HTML5) sin necesidad de licenciar producto.
Fases del proyecto
En 2015 se centró el análisis en todas las soluciones del cuadrante mágico de Gartner del momento. Se diseñó una prueba de concepto con elementos de complejidad de análisis de datos y se pidió a las distintas alternativas cómo lo solucionarían. “Solo dos tecnologías eran capaces de ofrecer soluciones eficientes a nuestras necesidades, y optamos por WebFOCUS de Information Builders”, afirma el director de Control de Gestión. En la primera fase de la implantación se abordó instalar la herramienta, la definición lógica de las tablas de hechos y la generación de las expresiones que ya tenían con la anterior solución. En segundo lugar se formó a siete profesionales del PSMar (departamentos de Control de Gestión, Documentación, Epidemiología y Calidad) en el manejo básico de las diferentes herramientas que Information Builders les facilitó a través de su plataforma WebFOCUS (WF App Studio para labores de desarrollo, WF InfoAssist para autoservicio y analytics, Report Caster para distribución automática de informes y planificación de alertas, así como un portal web de publicación de contenidos clasificados por diferentes temáticas). En tercer lugar, se han generado los siete cuadros de mando básicos del ámbito asistencial: (DPO, asistencial, quirúrgico, urgencias, farmacia, lista de espera quirúrgica y lista de espera ambulatoria). Para 2019 se procederá a la expansión de los usuarios licenciados y a la generación de los cuadros de mando de recursos humanos y consumos.
