La automatización de tareas consiste en aplicar tecnología moderna para minimizar o eliminar la necesidad de participación humana para completar una tarea.
En ocasiones, los trabajadores pasan una media de tres horas de su trabajo diario realizando tareas repetitivas en el ordenador, que poco o nada tienen que ver con sus responsabilidades, lo que propicia el error humano y la desmotivación.
Por ello, se estima que las tareas repetitivas de las grandes empresas se automatizarán, lo que marca un claro cambio de tendencia en las organizaciones.
La automatización utiliza tecnologías de inteligencia artificial y machine learning para ganar velocidad de respuesta, ahorrar tiempo de dedicación y mejorar la precisión, al reducir el riesgo de fallo por el factor humano.
Índice de temas
Qué es la automatización de tareas
La automatización de tareas utiliza la tecnología para llevar a cabo diversas actividades de forma automatizada, de tal forma que no es necesaria la intervención humana.
El objetivo con esta práctica es reducir el tiempo y los errores que puedan producirse al desarrollar dichas tareas.
La automatización utiliza tecnologías de inteligencia artificial y machine learning para ganar velocidad de respuesta, ahorrar tiempo de dedicación y mejorar la precisión
En este caso, los sistemas tecnológicos hacen posible que la automatización de tareas ejecute los procesos y flujos de trabajo que hasta ahora eran ejecutados por personas.
Hay muchos ejemplos de automatización de tareas hoy en día: quioscos de facturación en aeropuertos, cajeros automáticos, pedidos de comida rápida…
Estas automatizaciones han eliminado el elemento humano de al menos un paso del proceso. Por ejemplo, antes el checkin en el aeropuerto requería que todos los pasajeros hicieran cola para obtener una tarjeta de embarque o dejar el equipaje.
Hoy en día, estas tareas están automatizadas y ahora las tarjetas de embarque se pueden imprimir en casa, obtenerse en un quiosco del aeropuerto o incluso mostrarse en el teléfono móvil.
En muchos casos, se ha eliminado toda intervención humana.
Chatbots
Los chatbots son otra forma de automatización de tareas que está disponible para uso personal y empresarial.
Los chatbots de soporte están disponibles en sitios web comerciales para responder preguntas de los usuarios o guiarlos a través de un proceso.
Los chatbots de habilidades se pueden usar en casa para encender luces automáticamente o ajustar la configuración del termostato.
Por otro lado, los chatbots de asistente personal, como Amazon Alexa y Siri, se han vuelto muy populares y ofrecen una impresionante gama de capacidades.
Los teléfonos móviles, tabletas y otros dispositivos inteligentes también pueden aprovechar las aplicaciones de automatización de tareas.
¿Por qué es importante automatizar tareas?
La automatización del flujo de tareas persigue ser un proceso sencillo que se ejecuta de forma regular para mejorar la productividad diaria.
El hecho es que traslada el desempeño de las actividades de humanos a un entorno tecnológico.
La automatización del flujo de tareas permite a las empresas liberar todo su potencial. Estas herramientas agilizan los procesos y mejoran la eficiencia.
Es importante esta práctica además para reducir los errores manuales automatizando tareas repetitivas y acelerar la finalización de tareas, ahorrando a las empresas tiempo y recursos valiosos al reducir la necesidad de intervenciones manuales.
La automatización del flujo de tareas permite a las empresas liberar todo su potencial. Estas herramientas agilizan los procesos y mejoran la eficiencia
Las empresas pueden obtener una mayor productividad y fomentar una mayor satisfacción laboral a medida que la automatización de tareas permite a los equipos centrarse en tareas de alto valor.
El dato al servicio del cliente
La captura de datos, seguida de la gestión de correos, la catalogación de documentos digitales, los reportes de TI y software o la tediosa gestión de facturas, son las tareas más detestadas.
El objetivo es extraer grandes cantidades de documentos y reducir el tiempo de inspección manual. Además, permitiendo su integración con otras aplicaciones corporativas para que pueda ser posible la automatización de este proceso.
Hoy en día, gracias a la IA es posible realizar gran cantidad de tareas con una eficiencia de coste mucho mayor que con un proceso manual. El ejemplo más representativo es la atención al cliente.
La IA en la atención al cliente
La inteligencia artificial en la atención al cliente se encarga de escuchar e interpretar los mensajes para ofrecer la respuesta más adecuada a las necesidades del cliente.
Cada vez es más común encontrar bots que entablan conversaciones con clientes, ofreciendo respuestas más rápidas y precisas, además de la ventaja de su disponibilidad 24/7.
Son capaces de detectar cuándo es necesaria la intervención de los agentes y solicitan su participación.
Cada vez es más común encontrar bots que entablan conversaciones con clientes, ofreciendo respuestas más rápidas y precisas
De esta manera, se descarga a los agentes de asistencias repetitivas y permiten automatizar la solución de los procesos más sencillos o comunes, dedicando más tiempo y labor humana a gestiones que requieren mayor complejidad.
También es posible automatizar la gestión generada por este servicio, por ejemplo, clasificando automáticamente los mensajes electrónicos entrantes e, incluso, descartando automáticamente el correo spam, evitando ruido innecesario.
Herramientas para la automatización de tareas
Se han desarrollado herramientas especializadas de escritorio y basadas en la nube para automatizar tareas en casi todos los departamentos comerciales.
Entre las herramientas que son útiles para la mayoría de las organizaciones podrían encontrarse las siguientes:
- Hootsuite para publicaciones en redes sociales
- Google analítico para informes de tráfico web
- Gmail en respuestas automáticas por correo electrónico
- WordPress en programación de publicaciones de blog
- Alertas de Google en la investigación de términos de búsqueda
Ventajas de la automatización de tareas
La automatización de tareas en las empresas modernas ya es un imperativo y se está convirtiendo en un factor de éxito crítico para todo tipo de entidades.
Automatización de tareas: ventaja competitiva
La automatización de tareas brinda la oportunidad de obtener una ventaja competitiva, ya sea acelerando los tiempos de respuesta del servicio al cliente o permitiendo el seguimiento de inventario en tiempo real.
Mejora la satisfacción de los empleados
Cuando se automatizan las tareas repetitivas, los empleados pueden centrarse en tareas más complejas y de mayor valor que requieren creatividad, resolución de problemas e interacción humana.
Esto hace que sus trabajos sean más satisfactorios y también contribuye a la retención de empleados.
Cuando se automatizan las tareas, los empleados pueden centrarse en tareas más complejas y de mayor valor que requieren creatividad
Escalabilidad
A medida que el negocio crece, también crece la complejidad y el volumen de tareas. La ventaja de la automatización de tareas es que puede escalar fácilmente junto con el negocio, ya sea para intensificar los esfuerzos de marketing o ampliar el equipo de servicio al cliente, por ejemplo.
Decisiones basada en datos
Los sistemas automatizados proporcionan datos que pueden analizarse para tomar mejores decisiones comerciales.
Ya sean datos de comportamiento del cliente para el equipo de marketing o datos de ventas en tiempo real para el equipo de ventas.
Menor riesgo
Las tareas manuales conllevan el riesgo de errores humanos, que a veces pueden tener repercusiones importantes, incluidas pérdidas financieras y daños a la reputación
La automatización reduce estos riesgos al realizar tareas con precisión y coherencia mecánica, lo que proporciona una capa adicional de seguridad a las operaciones comerciales.
Eficiencia de coste
Si bien el coste inicial de instalación de los sistemas automatizados puede ser alto, los beneficios a largo plazo hacen que sea una decisión rentable.
La automatización genera ahorros en costes de mano de obra, reduce los errores e incluso puede ahorrar en costos operativos como electricidad y espacio de oficina.
Tareas que se pueden automatizar en la empresa
La automatización de tareas se aplica en diversos campos y sectores, como la industria, los negocios, la informática y la administración.
Puede implicar la automatización de procesos físicos, como la fabricación en una línea de ensamblaje, o procesos digitales, como el procesamiento de datos o la gestión de tareas en una oficina.
La automatización de tareas es en verdad relevante en el entorno laboral y empresarial, porque cada vez existen más herramientas para llevar a cabo estos procesos en las organizaciones.
Automatización de tareas: identificar las tareas repetitivas
Hay que observar las actividades que se realizan de manera rutinaria y que consumen tiempo y recursos de manera constante. Es importante que tengas claros tus objetivos de automatización.
Evaluar el volumen y la frecuencia
La automatización tiene un mayor impacto cuando se aplica en tareas que se ejecutan con frecuencia y en grandes cantidades, ya que los beneficios ahorro de tiempo y eficiencia se maximizan en estos casos.
Analizar el potencial de error humano
Examina las tareas propensas a errores humanos.
Priorizar los beneficios y el retorno de la inversión
Evaluar cómo la automatización puede mejorar la productividad, reducir los costes, aumentar la precisión y mejorar la satisfacción del cliente.
Analizar la complejidad y la viabilidad técnica
Verifica la viabilidad técnica de automatizar determinadas tareas, ya que algunas pueden ser más fáciles de automatizar que otras.
Una de las áreas más beneficiadas con la automatización es marketing porque hay muchas herramientas y software de marketing automation disponibles.
