A las compañía les queda poco tiempo, ya que en menos de nueve meses, finalizará el periodo transitorio para que se aplique el GDPR aprobado por la UE. Para entonces, las empresas deben haber implantado normas más estrictas en relación con el almacenamiento, divulgación y borrado de datos de carácter personal. Las nuevas disposiciones de la Unión Europea exigen que las empresas sean capaces, en todo momento, de tratar de forma segura el archivado, la identificación, la divulgación y, en su caso, el borrado de datos de carácter personal. Dichas disposiciones serán de obligado cumplimiento a partir del 25 de mayo de 2018.
Con DOXiS4, las empresas disponen de un sistema de probada seguridad para cumplir con la normativa. “Hemos evaluado la solución Doxis iECM que, usada correctamente y junto con sistemas de control organizativo, permite a las empresas cumplir con las normas relativas a la protección de datos conforme al GDPR de la UE”, ha declarado Holger Klindtworth, de Ebner Stolz, firma auditora que ha otorgado a la solución ECM DOXiS4, la primera certificación a nivel mundial relativa al GDPR de la UE.
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Trazabilidad de los borrados de datos
DOXiS4 ofrece a las empresas la posibilidad de gestionar automáticamente las normas de conservación y los plazos de borrados de datos de carácter personal, como, por ejemplo, datos contractuales. Además, permite bloquear el borrado de un documento por un periodo de tiempo ilimitado. Aunque se desconozca por cuánto tiempo deben conservarse los datos personales, DOXiS4 SafeLock, sistema certificado conforme al GDPR de la UE, protege los datos sensibles ante cualquier intento de modificación. En caso de que los clientes o empleados recurran a su “derecho al olvido” (artículo 17 del GDPR de la UE), las empresas podrán desactivar los bloqueos en cualquier momento, siempre y cuando se hayan cumplido los periodos de conservación establecidos por ley. El sistema permite realizar el seguimiento del borrado de datos, físicamente trazable, que puede ser automático y completo.
Protección y transmisión de información confidencial
La solución DOXiS4 de SER ayuda a las empresas a garantizar la protección de los datos de carácter personal frente a cualquier acceso no autorizado, modificación o robo, según el artículo 32 del GDPR de la UE. Gracias a DOXiS4, los clientes, empleados y socios comerciales, pueden recibir, si así lo requieren, sus datos y documentos personales, especialmente sensibles, en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, con arreglo a las disposiciones del GDPR de la UE (artículo 20). De este modo, las empresas pueden ofrecer pruebas de quién y cuándo accedió y/o modificó cualquier documento de carácter personal.
